할 일을 많이 적어도 마음이 불안하고, 캘린더가 점점 지저분해진다면 문제는 ‘의지’가 아니라 ‘구조’입니다.
노션 할 일 관리는 “할 일 목록”만 잘 만드는 게임이 아닙니다. 프로젝트를 먼저 만들고, 할 일을 거기에 연결하면 우선순위·누락·미루기가 한 번에 정리됩니다.
목차
- 1. 노션 할 일 관리가 망하는 진짜 이유
- 2. 핵심 개념: ‘할 일’이 아니라 ‘프로젝트’가 중심
- 3. 최소 구성 2개 DB로 시작하기 (프로젝트/할일)
- 4. 할 일을 프로젝트에 연결하는 방법 (Relation)
- 5. 프로젝트 진행률을 자동으로 보는 방법 (Rollup)
- 6. 캘린더를 깔끔하게 쓰는 필터 규칙
- 7. 초보자가 가장 많이 하는 실수 5가지
- 8. 바로 따라 하는 운영 루틴 (주간/일간)
1. 노션 할 일 관리가 망하는 진짜 이유
현장에서 가장 많이 보는 실패 패턴은 이거예요.
- 할 일을 생각나는 대로 “전부” 적는다.
- 하루에 절대 못 할 양이 쌓인다.
- 미루다가 목록이 쓰레기통처럼 변한다.
- 결국 “노션은 나랑 안 맞아” 하고 포기한다.
이 흐름이 반복되는 이유는 간단합니다. “할 일”만 보면 우선순위를 정할 기준이 없고, 아직 당장 안 해도 되는 계획들까지 오늘 일정에 섞여 들어오기 때문이죠.
2. 핵심 개념: ‘할 일’이 아니라 ‘프로젝트’가 중심
프로젝트는 거창한 회사 용어가 아닙니다. “시작과 끝이 있고, 완료 기준이 있는 주제”면 프로젝트예요.
예를 들어 “휴가 가기”도 프로젝트입니다. 휴가 날짜(끝)가 있고, 숙소 예약/짐 싸기/일정 짜기 같은 여러 할 일이 붙죠.
여기서 중요한 포인트 하나: 할 일의 우선순위는 할 일 자체가 아니라 “연결된 프로젝트의 중요도/마감”에서 거의 결정됩니다.
3. 최소 구성 2개 DB로 시작하기 (프로젝트/할일)
처음부터 복잡하게 만들면 100% 망합니다. 딱 2개만 만드세요.
① Projects 데이터베이스(프로젝트)
- 프로젝트명 (Title)
- 상태 (Status: 진행/대기/완료)
- 마감일 (Date) 또는 기간(시작~끝)
- 중요도 (Select: 상/중/하)
② Tasks 데이터베이스(할 일)
- 할 일명 (Title)
- 날짜 (Date) — 캘린더에 올릴 때 기준이 되는 날짜
- 완료 (Checkbox 또는 Status)
- 우선순위 (Select)
이 2개만 제대로 돌아가면, 나중에 습관처럼 확장할 수 있습니다.
4. 할 일을 프로젝트에 연결하는 방법 (Relation)
노션에서 “할 일을 프로젝트에 묶는 기능”이 바로 관계형 속성(Relation)입니다.
- Tasks DB에서 속성 추가 → Relation 선택
- 연결할 DB로 Projects 선택
- 이제 각 할 일에 “어떤 프로젝트 소속인지” 지정 가능
이걸 해두면 좋은 점이 딱 3가지입니다.
- 할 일 우선순위가 쉬워짐: “중요 프로젝트의 할 일”부터 보면 됨
- 할 일 누락이 줄어듦: 프로젝트 안에 계획을 쌓아두고 때가 되면 꺼내면 됨
- 캘린더가 깔끔해짐: 당장 실행할 것만 날짜를 잡아 올리면 됨
5. 프로젝트 진행률을 자동으로 보는 방법 (Rollup)
관계(Relation)가 연결되면, 이제 진짜 꿀 기능이 열립니다. 롤업(Rollup)으로 “프로젝트 진행률”을 자동 집계할 수 있어요.
- Projects DB에 속성 추가 → Rollup
- Relation(Tasks 연결)을 선택
- 가져올 속성: Tasks의 완료(Checkbox/Status)
- 계산: 완료 비율(Percent) 또는 완료 개수
이렇게 하면 프로젝트마다 “지금 몇 개 끝났는지”가 자동으로 보입니다. 팀이든 개인이든, 관리가 갑자기 쉬워지는 지점이 여기예요.
6. 캘린더를 깔끔하게 쓰는 필터 규칙
노션 캘린더/캘린더 뷰를 쓰다 망하는 이유는, “미래 계획”까지 전부 날짜에 박아 넣기 때문입니다.
캘린더에는 아래 2가지만 올리세요.
- 이번 주에 반드시 실행할 할 일
- 날짜가 고정된 할 일(마감/예약/미팅 등)
실전 필터 예시(Tasks 캘린더 뷰):
- 완료 = 체크 안 됨
- 날짜가 비어있지 않음
- (선택) 프로젝트 상태가 ‘진행’인 것만
캘린더 뷰는 “기록장”이 아니라 “실행판”으로 써야 덜 무너집니다.
7. 초보자가 가장 많이 하는 실수 5가지
- 할 일 DB만 만들고 프로젝트 DB를 안 만든다.
- 당장 안 할 계획까지 전부 날짜를 잡는다(캘린더 과부하).
- 우선순위를 할 일 제목 앞에 (상)(중)(하)로 쓰고 끝낸다(검색/정렬 불가).
- 프로젝트 안에 할 일을 “그냥 글로” 적는다(나중에 필터/정렬/집계 못 함).
- 완료 기준이 애매한 프로젝트를 만든다(끝이 없어서 영원히 진행중).
8. 바로 따라 하는 운영 루틴 (주간/일간)
주간 루틴(10~20분)
- Projects에서 이번 주 “진행”할 프로젝트 1~3개만 고른다.
- 나머지는 ‘대기’로 잠시 내려놓는다(중요).
- 각 프로젝트에서 이번 주 “다음 행동” 할 일만 Tasks로 꺼내 날짜를 잡는다.
일간 루틴(3~5분)
- 오늘 캘린더/오늘 할 일 뷰에서 3개만 고른다.
- 끝나면 체크한다.
- 못한 건 ‘내일로 미루기’가 아니라 “프로젝트로 되돌리기”부터 한다(진짜 필요하면 내일 날짜를 잡음).
이 루틴이 자리 잡히면 “할 일 관리”가 아니라 “프로젝트 관리”가 됩니다. 그때부터 노션이 편해져요.
마무리 인사이트
노션 할 일 관리는 “많이 적는 사람”이 이기는 게 아닙니다. “안 해도 되는 걸 캘린더에서 빼는 사람”이 이깁니다.
프로젝트를 만들고, 할 일을 연결하고, 캘린더에는 이번 주 실행만 올리세요. 이 3가지만 지키면 노션이 갑자기 단순해집니다.
