노션 할 일 관리가 어려운 이유는 대부분 “속성(Property) 설계”를 대충해서 나중에 필터/정렬/캘린더가 전부 망가지기 때문입니다.
아래 표는 실제로 가장 적게 만들고도 오래 쓰는 구성이며, Projects(프로젝트)와 Tasks(할 일)를 Relation으로 연결하고 Rollup으로 집계하는 방식입니다. (이 연결/집계 방식은 노션 공식 도움말의 Relations & Rollups 개념과 같습니다.)
목차
- 1) 시작 전 원칙 3개(중요)
- 2) Projects DB 속성 세팅표
- 3) Tasks DB 속성 세팅표
- 4) 연결(Relation) 만들기: 딱 1번만
- 5) 집계(Rollup) 만들기: 진행률 자동화
- 6) 추천 뷰 4개(초보자 생존 세트)
- 7) 자주 터지는 문제 & 즉시 해결
1) 시작 전 원칙 3개(중요)
- 원칙 1: 캘린더에는 “실행할 것”만 올립니다. 계획은 프로젝트에 쌓아두세요.
- 원칙 2: 할 일 제목 앞에 (상)(중)(하) 쓰지 마세요. 속성으로 만들고 정렬하세요.
- 원칙 3: DB를 늘리기 전에, Projects/Tasks 2개만으로 2주 굴려보고 확장하세요.
2) Projects DB 속성 세팅표
Projects(프로젝트) DB는 “목표와 마감이 있는 큰 덩어리”를 관리하는 곳입니다. 상태(Status)와 날짜(Date)를 두면 나중에 타임라인/캘린더 운영이 쉬워집니다.
| 속성명(추천) | 속성 타입 | 추천 옵션/예시 | 왜 필요한가(실전 이유) |
|---|---|---|---|
| Project | Title | 예: “블로그 글 10개 발행”, “휴가 준비” | 프로젝트의 ‘이름’이자 검색의 기준점. |
| Status | Status | To-do / In progress / Complete (기본 구조 활용) | 진행/대기/완료를 표준화해서 필터가 쉬움. (Status 속성은 진행 상태 추적용으로 쓰는 게 정석) |
| Priority | Select | 상 / 중 / 하 | 할 일 우선순위가 아니라 “프로젝트 우선순위”를 먼저 고르는 게 훨씬 안정적. |
| Due | Date | 마감일(시간 옵션은 필요할 때만) | 캘린더/타임라인 운영의 기준. (캘린더 뷰는 Date 속성이 있어야 동작) |
| Area(선택) | Select | 일/건강/돈/가족/학습 | 프로젝트가 많아졌을 때 “분야별 정리”가 됨. |
| Tasks (연결) | Relation | Tasks DB 연결 | 프로젝트와 할 일을 연결하는 핵심. (Relation은 DB 간 연결 기능) |
| Done count(선택) | Rollup | Tasks → Done(체크/상태) → Count | 끝낸 할 일 개수 집계용. (Rollup은 연결된 DB 값 집계/표시) |
| Progress(선택) | Rollup | Tasks → Done → Percent | 프로젝트 진행률을 자동으로 보는 용도. |
※ Relation/Rollup은 “DB를 연결하고, 연결된 값을 끌어와 집계하는 속성”이라서 Projects/Tasks 구조의 핵심입니다. (공식 도움말에서도 Relation으로 연결 후 Rollup이 가능하다고 설명합니다.)
3) Tasks DB 속성 세팅표
Tasks(할 일) DB는 “오늘/이번 주에 실행할 행동”이 들어가는 곳입니다. 특히 캘린더를 쓰려면 Date 속성이 필요합니다.
| 속성명(추천) | 속성 타입 | 추천 옵션/예시 | 왜 필요한가(실전 이유) |
|---|---|---|---|
| Task | Title | 예: “숙소 예약하기”, “글 1개 초안” | 할 일의 최소 단위. 제목은 짧고 행동형으로. |
| Done | Status 또는 Checkbox | Status 추천: To-do / Doing / Done | 완료 처리의 표준. (Status 속성은 진행 상태 추적에 최적) |
| Date | Date | 실행일 또는 마감일 | 캘린더에 띄우려면 필수. (캘린더 뷰는 Date 속성 기반) |
| Project (연결) | Relation | Projects DB 연결 | 할 일이 “왜 존재하는지”를 붙잡아 주는 줄. 우선순위가 쉬워짐. |
| Priority | Select | 상/중/하 | 같은 프로젝트 안에서 실행 순서를 정할 때 유용. |
| Type(선택) | Select | 집중/잡무/통화/외출 | 오늘 에너지에 맞춰 골라 하기 좋음(실행률 올라감). |
| Estimate(선택) | Select 또는 Number | 15m/30m/60m | “하루에 얼마나 넣을지” 감 잡는 용도. 과부하 방지. |
4) 연결(Relation) 만들기: 딱 1번만
- Tasks DB에서 속성 추가 → Relation 선택 → Projects DB 선택
- 설정에서 “반대쪽 DB에도 표시(Show on related database)”를 켜면 Projects에도 자동으로 연결 컬럼이 생깁니다.
이 방식이 좋은 이유는, 할 일을 입력할 때 프로젝트를 지정하는 순간 “정리”가 같이 끝나기 때문입니다. (Relation은 서로 다른 DB 항목을 연결하도록 설계된 속성입니다.)
5) 집계(Rollup) 만들기: 진행률 자동화
Rollup은 “연결된 DB의 특정 속성을 끌고 와서 보여주거나 계산”하는 기능입니다.
- Projects DB → 속성 추가 → Rollup
- Relation: Tasks(연결된 할 일 목록) 선택
- Property: Tasks의 Done 선택
- Calculate: Count 또는 Percent 등 선택
이 흐름은 노션 공식 도움말에서도 Rollup 생성 시 “어떤 Relation을 롤업할지, 어떤 속성을 가져올지, 어떤 계산을 할지”를 고르는 방식으로 안내합니다.
6) 추천 뷰 4개(초보자 생존 세트)
- Tasks - Today: 필터 = Date is today, Done is not Done
- Tasks - This week: 필터 = Date is within this week, Done is not Done
- Tasks - Backlog: 필터 = Date is empty, Done is not Done (계획 저장소)
- Projects - Active: 필터 = Status is In progress
특히 캘린더 뷰는 DB의 Date 속성을 기반으로 일정이 시각화되므로, Date를 “실행일”로 쓸지 “마감일”로 쓸지 먼저 정하고 통일하는 게 중요합니다.
7) 자주 터지는 문제 & 즉시 해결
- 문제: 캘린더가 너무 빽빽함 → 해결: Backlog(Date 비움)로 돌리고, 이번 주 할 일만 Date를 잡기.
- 문제: 프로젝트 진행률이 이상함 → 해결: Rollup이 “Done 속성”을 제대로 바라보는지 확인(체크박스/Status 혼용하면 흔들림).
- 문제: 할 일이 프로젝트 없이 떠다님 → 해결: Tasks에 “Project Relation”을 필수처럼 운영(빈 값 필터로 주 1회 청소).
참고로, Relation/Rollup과 캘린더 뷰의 전제 조건(Date 속성 필요)은 노션 공식 도움말에서 확인할 수 있습니다.
